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Wer ein Webinar halten möchte, beschäftigt sich mit vielen verschiedenen Fragen: Welche Inhalte soll der Vortrag haben? Wie viele Teilnehmer werden anwesend sein? Wie kann eine Interaktion zwischen ihnen angeregt werden? Macht die Technik mit? Mit der richtigen Vorbereitung wird der Vortrag zum Erfolg und alle Beteiligten haben eine angenehme Zeit. Die folgenden Tipps helfen Dir dabei, ein Webinar zu halten.
Verschicke die Einladungen frühzeitig
Du planst ein Webinar, steckst viel Zeit und Energie in die Vorbereitung – und dann bleiben die Teilnehmer aus. Was könnte frustrierender sein? Oft liegt es nicht daran, dass Dein Thema nicht auf Interesse stößt. Viele Veranstalter verschicken die Einladungen erst kurz vor dem Termin selbst. Die meisten potenziellen Teilnehmer können sich dann nicht mehr darauf einstellen und haben den Tag schon verplant. Denke deshalb daran, die Einladungen frühzeitig zu verschicken. Im besten Fall versendest Du kurz vor dem Termin auch noch einmal eine Erinnerung, damit Deine Teilnehmer nicht vergessen, sich zuzuschalten.
Plane den Termin sinnvoll
Du hast die Einladungen zu Deinem Webinar mit einem großzügigen Vorlauf verschickt und trotzdem schalten sich kaum Interessenten zu? Das kann an einer ungünstigen Terminplanung liegen. Ist Deine Zielgruppe unter anderem berufstätig, sollte Dein Webinar nicht unbedingt an einem Montagvormittag stattfinden. Auch Freitag- und Samstagabende sind in der Regel tabu. Setze Dich mit dem typischen Terminplan Deiner Zielgruppe auseinander und versuche, einen Termin zu finden, der für möglichst viele Teilnehmer passt. Im Zweifel kannst Du auch eine E-Mail mit verschiedenen Vorschlägen an alle Interessierte schicken und nachhören, zu welchem Zeitpunkt die meisten von ihnen Zeit haben.
Stelle Dein Team zusammen
Die gute Nachricht für alle Webinar-Anfänger lautet: Du bist nicht allein! Anders als zum Beispiel bei einem Zoom-Meeting steht bei dieser Form der Veranstaltung üblicherweise ein ganzes Team hinter Dir, das Dich unterstützt. Neben dem Referenten, der den Vortrag hält, gibt es den Moderator. Er leitet die Diskussionsrunde mit den Teilnehmern und stellt dem Referenten sogar selbst zielführende Fragen, damit das Webinar nicht ins Stocken gerät. Schließlich gibt es den Service-Mitarbeiter. Er kümmert sich hauptsächlich um die Technik, unterstützt die anderen beiden dabei, ein erfolgreiches Webinar zu halten.
Stelle Dein Team möglichst frühzeitig zusammen und besetze die Positionen mit Charakteren, die zu ihnen passen. Als Service-Mitarbeiter solltest Du zum Beispiel keinen technischen Laien einsetzen. Der Moderator sollte redegewandt sein und gewisse Vorkenntnisse zu dem Thema haben. Schließlich muss er in der Lage sein, die Gesprächsrunde zu leiten und zu navigieren.
Plane Dein Webinar
Steht Dein Team, geht es nun an die Planung. Je nach der Komplexität des Themas kann sie bis zu vier Wochen beanspruchen, weshalb Du ausreichend Zeit einplanen solltest. Veranstalte Team-Meetings, in denen Du mit Deinen Mitstreitern die Aufgaben verteilst und abklärst, wer vor und während des Webinars, was erledigt.
Für Eure Treffen müsst Ihr übrigens nicht räumlich zusammenkommen. Wer ein Webinar halten möchte, weiß um die vielen Vorteile virtueller Meetings. Kommt Ihr online zusammen, könnt Ihr direkt die Technik für die echte Veranstaltung testen und Euch damit auseinandersetzen. Dabei kann jeder von Euch bequem in seinem Wohnzimmer sitzen – und zwar überall auf der Welt.
Haben Du und Dein Team das Webinar zusammengestellt, geht es jetzt an die Generalprobe. Ladet dazu idealerweise ein paar Freunde oder Familienmitglieder als Teilnehmer ein und führt das Webinar unter realen Bedingungen durch. So zeigen sich vor der tatsächlichen Veranstaltung etwaige Fehler, die Du nun noch beheben und ein erfolgreiches Webinar halten kannst.
