Workshop leiten – Tipps für die Vorbereitung

In einem Workshop erarbeiten die Teilnehmer in einem begrenzten Zeitraum ein vorher festgelegtes Thema. Im Gegensatz zu einem Vortrag ist ein Workshop interaktiver und basiert auf der aktiven Mitarbeit der Teilnehmer. Richtig ausgeführt kann er nicht nur viel Spaß machen, sondern neue Fähigkeiten und wertvolles Wissen vermitteln. Hier liest Du, wie Du einen Workshop leiten kannst, an dem sowohl Du als auch die Teilnehmer Spaß haben.

Klare Definition des Ziels

Für die Teilnehmer eines Workshops ist meist das Thema entscheidend, das er behandelt. Noch viel wichtiger ist aber in der Regel das Ziel, das er verfolgt. Ein Beispiel: Von einem Workshop über Verhandlungsmanagement versprechen sich die Teilnehmer wertvolle Infos darüber, wie sie professioneller verhandeln und eher das erhalten, was sie möchten. Unternehmen verfolgen mit derartigen Workshops aber ein konkretes Ziel: Sie trainieren ihren Arbeitnehmern Soft Skills an, die letztlich dem Unternehmen selbst zugutekommen.

Bereitest Du einen Workshop vor, definierst Du deshalb als erstes das Ziel, das Du damit verfolgst. Warum hat Dich Dein Arbeitgeber/Dein Auftraggeber/der Veranstalter darum gebeten, den Workshop zu leiten? Möchtest Du den Teilnehmern bestimmte Fähigkeiten vermitteln? Hast Du das Ziel klar definiert, kannst Du Dich an die Auswahl des Themas begeben. Es sollte Dein Ziel möglichst gut fördern und die idealen Voraussetzungen dafür schaffen, dass Du es erreichst.

Ablauf und Struktur planen

Ein Workshop ist immer ein Stück weit unvorhersehbar. Das ist auch gut so: Leidenschaftliche Diskussionen unter Teilnehmern sorgen dafür, dass das behandelte Thema von neuen Standpunkten aus betrachtet wird und umso besser in Erinnerung bleibt. Gleichzeitig ist die Planung einer groben Struktur im Vorhinein unerlässlich. Sie gibt Dir als Leiter einen festen Ablauf an die Hand, an dem Du Dich während des Workshops orientieren kannst. Nur so stellst Du sicher, dass Du alle Aspekte behandelst, die Du einplanst und den Teilnehmern das Thema möglichst gut präsentierst.

Möchtest Du einen Workshop leiten, kannst Du ihn in kleinere Zeitblöcke unterteilen. Plane dabei ausreichend Zeit für unvorhergesehene Gespräche und Diskussionen ein, damit Du sie im Workshop selbst nicht abbrechen musst. Rechne auch genug Pausen ein, damit Deine Teilnehmer kurz abschalten und in Ruhe über das bisher Gesagte reflektieren können. So bleiben sie lange konzentriert und können viel aus Deinem Workshop mitnehmen.

Location und Ausstattung bedenken

In welcher Location möchtest Du Deinen Workshop leiten? Welche Voraussetzungen muss sie erfüllen? Benötigst Du eine gewisse Größe oder eine bestimmte technische Ausstattung? Definiere frühzeitig die Anforderungen, die Du an die Location hast. So kannst Du Dich in Ruhe auf die Suche machen und gerätst auch bei Absagen nicht in Stress.

Zielgruppe definieren

Wie sieht die Zielgruppe Deines Workshops aus? Welches Alter oder Geschlecht hat sie? Welche Berufe oder berufliche Position bekleidet sie? Wie viele Teilnehmer möchtest Du idealerweise einladen? Definiere Deine Zielgruppe möglichst klar und verschicke frühzeitig Informationen über Deinen Workshop. Viele Berufstätige haben ohnehin schon einen vollen Terminkalender. Werden sie zu spät benachrichtigt, kann es Dir passieren, dass sie trotz Interesse nicht an Deinem Workshop teilnehmen können.

Hast Du schon das Thema festgelegt, aber zum Beispiel noch keine Location gefunden, ist das nicht weiter schlimm: Du kannst eine sogenannte “Save the date”-Benachrichtigung verschicken, die schon einmal Deinen Workshop ankündigt und das Datum bekanntgibt. So kann sich Deine Zielgruppe eine Erinnerung in ihren Terminkalender schreiben und schon einmal das Datum blocken. Den Ort gibst Du dann zu einem späteren Zeitpunkt bekannt.